快準狠的Excel技巧！學起來！

 

 

 

大家都會Excel，但很少能將它用到Excel-lent。其實，Excel絕不只是一個表格工具。

領英小編今天要帶給你的是Microsoft Excel中尚少有人知的一些最強大、最實用的快捷鍵和函數。

 

學會這些快準狠的技巧，你工作效率一定提升 

 

1 那些神奇的快捷鍵 Shortcuts

一次輸入一串文字

若要在某個單元格範圍內快速輸入相同的文本或公式，請執行下列步驟：

選擇要填充的單元格範圍。

鍵入文本或公式，但是不要按 Enter 鍵，而是按 Ctrl+Enter。

數據將顯示在您所選擇的範圍中。

 

一鍵插入日期和時間

如果希望在單元格中快速輸入當前日期，請按 Ctrl+;，然後按 Enter 鍵。

要在單元格中快速輸入當前時間，請按 Ctrl+:，然後按 Enter 鍵。 
 

 一鍵為上文的數值加和

求和的時候你是否有還是用函數？其實，只要在要求和的區域同時按住“Alt”和“=”，就可以快速求和。

 

 
調整數字格式

使用Ctrl + Shift + 數字鍵，可以將數值轉換為所需要的格式：

CRTL + SHIFT + ` 常規格式

CTRL + SHIFT + 1 整數

CTRL + SHIFT + 2 0:00AM/PM 時間格式

CTRL + SHIFT + 3 1-JAN-00 日期格式

CTRL + SHIFT + 4 貨幣格式

CTRL + SHIFT + 5 百分比格式

CTRL + SHIFT + 6 科學記數格式

 
將文字變為圖片，還能隨時更新

你可以複製某個單元格範圍，然後將結果圖片粘貼到工作表中。圖片會與單元格範圍相鏈接，並會根據內容更改和格式更改進行更新。

步驟如下：

選擇單元格範圍。

在“編輯”菜單上，單擊“複製”。

選擇要在其中顯示圖片的單元格。

按住 Shift 鍵，同時在“編輯”菜單上單擊“粘貼圖片鏈接”。

結果會得到一個快照，當源單元格發生更改或格式變化時，該快照會隨之更新。


F4鍵

在Excel中，F4 能發揮神奇的“重複上一步操作“功能。什麽意思呢？

比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一個表格，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重複一遍，應用到現在新選擇；


還可以乾什麽？做表格時候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重複！
 

 
一鍵隱藏行、列

在Excel中，按下Ctrl+9，可以隱藏選定的行。

按下Ctrl+0，可以隱藏選定的列。

 
 

自動填充數據

您可以雙擊選定單元格的填充柄，沿某一列向下填充單元格內容，填充行數與相鄰列的行數相同。


例如，如果在單元格 A1:A16 中鍵入了數據，在單元格 B1 中鍵入了一個公式或文本，按 Enter 鍵，然後雙擊填充柄（就是那個小小的黑點），則 Excel 將沿著該列，從單元格 B1 到單元格 B16 自上而下填充數據。

一鍵創建圖表

要快速創建圖表，請選擇圖表數據，然後按 F11。要創建新的工作表，請按Shift+F11。 
 

 

雙擊分屏幕

雙擊Excel右上角的小橫杠，輕鬆將頁面分為兩屏！數據太多時同時看前面的內容，完全無壓力。

分屏後再雙擊分隔線，即可回到單屏模式。 
 

凍結行列

凍結行列：或者由於數據太多，下拉後就不知道數據欄對應的項目是什麽了，因此凍結第一列或第一行的很重要。


具體操作相當簡單：視圖→凍結窗口，如下圖： 
 

 

其他Excel快捷鍵大全

請注意後面的英文單詞。

CTRL + F 查找 find

CTRL + H 替換

CTRL + G 定位/轉到 go to

CTRL + Y 重複上一次操作

CTRL + 1 設置單元格格式對話框

CTRL + B / CTRL + 2 加粗 bold

CTRL + I / CTRL + 3 斜體 italic

CTRL + U / CTRL + 4 下劃線 underline

CTRL + SHIFT + 7 添加細實線外邊框

CTRL + SHIFT + - 清除區域內所有邊框

……

2 那些神奇的函數和公式 Formulas

插入當前的日期和時間

想要知道當前的日期和時間，可以使用“Today”函數和“Now”函數。

當輸入“=TODAY()”時，返回當前日期。

當輸入“=NOW()”時，返回當前時間。

不管您何時打開工作薄，當需要在工作表上顯示當前日期時，TODAY 函數非常有用。 它還可用於計算時間間隔。 例如，如果您知道某人出生於 1963 年，您可使用以下公式計算對方到其今年生日為止的年齡：

= YEAR( TODAY())-1963

 

 

此外，假如你想知道今天是本年度的第幾周，也可以通過將Today函數與Weeknum函數一起來使用。

=WEEKNUM(TODAY()) 
 

插入隨機數字

有時我們需要在表格中插入一些隨機的數字和字符。這時可以使用RAND函數。

RAND函數返回大於等於0及小於1的均勻分布隨機實數，其語法是：

=RAND() 
 

如果要生成指定範圍內的隨機數字，可以使用RANDBETWEEN函數。

RANDBETWEEN函數可以直接返回位於指定的兩個數之間的一個隨機整數，其語法是：

RANDBETWEEN(bottom,top)


參數“bottom”為指定的最小整數，參數“top”為指定的最大整數。如公式：

=RANDBETWEEN(1,100)

返回1-100之間的隨機整數，可能包含1或100。

 

將多個列中的文本聯接起來

最簡單而且最好用的一個“&”：可以合並單元格。

或者你還可以使用 & 運算符或 CONCATENATE 函數，將多個列中的文本連綴或合並起來。

例如，如果在單元格 A1:B14 中鍵入以下數據。要獲得公司全名，請在單元格 C1中，鍵入以下公式之一：


=CONCATENATE(A1," ",B1)

或者

=A1&" "&B1

注意：單元格間的空格 (" ") 用於在顯示文本間插入空格。 
 

快速錄入的技巧

比如要錄入性彆時，設置單元格格式－自定義：指定數字為特定代表，比如1=男，2=女。

需注意的是，條件必須放在“[]”裡。如下圖。

設置好之後，在錄入數據時直接錄入1和2，就會自動顯示男和女了。 
 

在Excel表格中加入斜線，這個可以有！

先設置單元格格式，加入斜線。 
 

 
把國家和GDP放在兩行，兩行之間用Alt + enter 強製換行。先對單元格設置左對齊，將訂購日期放在最左側；然後在項目前加幾個空格。 
 

Vlookup大殺器！

Excel中功能超級強大的函數有很多，但Vlookup必須是其中最強悍的那個。


Vlookup相當於數據工作的四六級測試，而且問得深一些很容易測出學習能力。


Vlookup函數和數據透視表，必熟練掌握的技能而很多人不會，這兩招可提高效率不知多少倍。但可惜太多的人還是用Ctrl+F的慢慢算…


VLOOKUP是一個查找和引用函數。例如，按員工號查找某位員工的姓氏，或通過查找員工的姓氏查找該員工的電話號碼（就像使用電話簿）。

語法：VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) 
 

 彆著急，仔細看看這些參數都是什麽概念：

Vlookup可以用來在一個茫茫的數據源中，自動讓Excel找出你要的某個數據的相關資料，並由此返回該值相對應當前行中指定列處的數值。


比如你要在這個表格中找到公司姓袁的員工，可以使用下面這個函數：

=VLOOKUP("袁",B2:E7,2,FALSE) 
 

學習函數本身很容易，但是放在應用場景就會有很多問題，很多時候你會碰到，為什麽取不到數，為什麽出錯，為什麽取數錯誤。這些都能解決，你才算真正掌握Vlookup。

 
 

一些其他常用的函數

SUM和SUMIF：求和／條件求和函數

AVERAGE和AVERAGEIF：求均值／條件均值函數

COUNT和COUNTIF：計量／條件計量函數

ROUND函數：四舍五入

TRUNC函數：取整

LEN函數：求字符數

MODE函數：出現頻率最多值

FREQUENCY：數據頻率分布函數

IF函數：按照條件返回相應的值 
 

DATEDIF函數：計算兩個日期之間相隔的年／月／日。公式為＝DATEDIF(起始日期,結束日期,"返回值") 返回值：y=年，m＝月，d＝天。

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拿DateIf函數計算各種紀念日，再合適不過啦！